Положення про використання послуг телефонного зв’язку в підрозділах НТУУ “КПІ”

1. Загальні положення

1.1. Положення про використання послуг телефонного зв’язку в підрозділах НТУУ «КПІ» (далі — Положення) розроблено згідно рішення бюджетної комісії НТУУ «КПІ» від 20.01.12 р.
1.2. Дане Положення розроблене з метою впорядкування користування телефонним зв’язком в НТУУ «КПІ», зменшення відповідних витрат та спрямоване на стимулювання працівників використовувати телефонний зв'язок виключно для потреб, пов'язаних із діяльністю університету.
1.3. Телефонний зв’язок в університеті може використовуватись працівниками виключно в виробничих потребах для забезпечення оперативності в обговоренні та вирішенні виробничих питань, швидкого зв’язку з діловими партнерами та працівниками підрозділів університету.

2. Правила підключення до ЦАТС університету , ЦАТС «МЕРИДІАН», забезпечення мобільними телефонами

2.1. Перелік посад, яким надається право користування корпоративним телефонним зв'язком через ЦАТС університету, встановлюється керівниками підрозділів університету та затверджується ректором університету.
2.2. Корпоративним зв’язком через ЦАТС «МЕРИДІАН» забезпечуються:
- ректор та проректори університету;
- керівники департаментів університету;
- декани факультетів та директори інститутів.
2.3. Підключення телефонів до ЦАТС університету та виділення телефонного номеру виконується НТО «КПІ-Телеком» на підставі службової записки керівника підрозділу після проведення оплати за підключення.
2.4. Підключення телефонів до ЦАТС «МЕРИДІАН» виконується НТО «КПІ-Телеком» на підставі службової записки керівника підрозділу, узгодженої з ректором університету після проведення оплати за підключення.

3. Правила використання телефонного зв’язку в університеті

3.1. Основним типом телефонного зв'язку в університеті є зв'язок із стаціонарних телефонних апаратів з виходом в корпоративну телефонну мережу університету та телефонну мережу м. Києва.
3.2. Міжнародний телефонний зв'язок дозволяється з телефонних апаратів керівництва університету, керівників департаментів, деканів факультетів та директорів інститутів, обмеженої кількості телефонів департаменту міжнародного співробітництва за окремим списком, узгодженим з ректором університету.
3.3. Міжміський телефонний зв'язок та зв'язок з абонентами мобільного зв’язку дозволяється з телефонних апаратів керівництва університету, керівників департаментів, деканів факультетів та директорів інститутів, а також з телефонних апаратів, встановлених в приймальнях наведених вище керівників.
3.4. Працівники університету для виконання своїх виробничих завдань можуть використовувати міжміський телефонний зв'язок з телефонних апаратів, встановлених в приймальнях керівників підрозділів. Дозвіл на використання міжміського зв’язку надає керівник підрозділу в межах затвердженого ліміту на дзвінки.
3.5. Забороняється використання будь-якого виду телефонного зв’язку працівниками університету в особистих потребах та в інших цілях, безпосередньо не пов'язаних із виробничим процесом (за виключенням негайних ситуацій, узгоджених з керівництвом університету).
3.6. Працівники університету зобов’язані суворо дотримуватися правил використовування телефонного зв’язку.
3.7. Працівники університету зобов’язані відшкодувати університету збиток, наданий використанням телефонного зв’язку не за цільовим призначенням.

4. Облік телефонних дзвінків

4.1. Для обліку міжміських телефонних дзвінків та дзвінків абонентам мобільного зв’язку у підрозділі повинен існувати журнал обліку дзвінків встановленої форми (додаток 1).
4.2. Журнал обліку дзвінків повинен знаходитись поряд із телефоном, підключеним до міжміського зв’язку.
4.3. По завершенню міжміського телефонного дзвінка (дзвінка абонентам мобільного зв’язку), працівник, який використовував послугу, повинен зробити запис у журналі. Тривалість розмови вказується приблизно, з точністю до 30 сек.
4.4. Для контролю за використанням міжміського зв’язку та заповненням журналу обліку в підрозділі призначається відповідальна особа. Телефон, підключений до міжміського зв’язку встановлюється на столі відповідальної особи, або поруч.
4.5. Відповідальна особа слідкує за неперевищенням встановленого ліміту на міжміські телефонні дзвінки.

5. Встановлення лімітів використання послуг телефонного зв’язку

5.1. З метою недопущення необгрунтованого завищення витрат на телефонні розмови, які пов'язані із господарською діяльністю, додатково встановлюються обмеження (ліміти) на розмір таких витрат.
5.2. Ліміти витрат по видам телефонного зв’язку та підрозділам на кожний календарний рік визначаються департаментом економіки і фінансів і затверджуються на бюджетній комісії університету.
5.3. Ліміти на використання міжнародного зв’язку встановлюються наказом по університету на кожний календарний рік.
5.4. Ліміти на використання міжміського зв’язку для загальноуніверситетських підрозділів встановлюються наказом по університету на кожний календарний рік.
5.5. Ліміти на використання міжміського зв’язку в підрозділах університету встановлюються деканами факультетів та директорами інститутів/центрів/об’єднань в межах лімітів, затверджених бюджетною комісією університету, і оформлюються наказом по підрозділу на кожний календарний рік.
5.6. Ліміти по окремим підрозділам можуть бути збільшені у разі письмового звернення керівника підрозділу до ректора університету із обґрунтуванням такої необхідності.
6. Контроль за використанням послуг телефонного зв’язку та оплата послуг

6.1. Поточний контроль за дотриманням встановленого ліміту веде відповідальна особа підрозділу на підставі записів в журналі обліку телефонних дзвінків.
6.2. При наближенні витрат до встановленого ліміту відповідальна особа підрозділу інформує керівника підрозділу для прийняття рішення про додаткове обмеження використання послуги у поточному місяці.
6.3. НТО «КПІ-Телеком» забезпечує формування щомісячної інформації про вартість та види послуг стаціонарного телефонного зв’язку та передачу інформації відповідальній особі департаменту економіки і фінансів.
6.4. Відповідальна особа департаменту економіки і фінансів готує щомісячну розгорнуту довідку по підрозділам університету про відповідність витрат встановленим лімітам та подає її керівнику департаменту економіки і фінансів.
6.5. Керівники підрозділів несуть персональну відповідальність за організацією контролю використання послуг телефонного зв’язку та дотриманням встановлених лімітів.
6.6. Оплата послуг телефонного зв’язку здійснюється бухгалтерією університету з централізованих позабюджетних коштів та коштів підрозділів університету.
6.7. Щомісячно бухгалтерія університету безакцептно знімає з розрахункових рахунків підрозділів вартість послуг телефонного зв’язку підрозділів.
6.8. При відсутності коштів на розрахунковому рахунку підрозділу приймається рішення про призупинення послуг міжміського та міжнародного зв’язку у підрозділі.