НАКАЗ № 1-325 від 04.10.2017 Про удосконалення організації роботи з видачі студентських квитків

На виконання Закону України «Про вищу освіту», відповідно до наказу МОН № 1474 від 25 жовтня 2013 року «Про затвердження Положення про студентські (учнівські) квитки державного зразка»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити:
1.1. Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка (далі -Квиток) для студентів, що були зараховані на навчання (Додаток 1),
1.2.Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка для студентів, які втратили Квиток (Додаток 2),
1.3. Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка для студентів, які поновлюються, переводяться на навчання (Додаток 3),
1.4.Порядок отримання та оплати готового студентського квитка (Додаток 4).
2.Встановити умови подання заяви щодо отримання Квитка:
- для студентів, що були зараховані на навчання заява на виготовлення Квитка, не подається;
-для студентів, які втратили Квиток, заява на його виготовлення подається до деканату факультету/інституту після виходу оголошення в засобах масової інформація (або, при викраденні Квитка, довідки з органів МВС) та оплати його вартості;
-для студентів, які поновлюються, переводяться на навчання, заява на виготовлення Квитка подається до деканату факультету/інституту разом із заявою про поновлення, переведення до КПІ їм. Ігоря Сікорського.
3.Затвердити перелік працівників факультетів/інститутів та ЦМО, відповідальних за замовлення, видачу та облік Квитків (далі - Відповідальний) згідно з Додатком 5. Про зміни Відповідального деканам факультетів/директорам інститутів повідомляти Департамент перспективного розвитку (далі - ДПР) службовою запискою в тижневий термін.
4.Затвердити форму заяви на отримання Квитка:
- для студентів, які втратили Квиток - (Додаток 6);
-для студентів, які поновлюються, переводяться на навчання КПІ ім. Ігоря Сікорського - (Додаток 7).
5.Деканам факультетів/директорам інститутів зобов'язати Відповідальних: -Забезпечити замовлення Квитків згідно затвердженого Порядку (Додаток 1, Додаток 2, Додаток 3);
- забезпечити видачу Квитка протягом одного робочого дня (за умови присутності студента на заняттях) після отримання Квитка з Відділу закупівель товарів, робіт та послуг і матеріально-технічного постачання у порядку згідно (Додатку 4);
- подавати звіт до Відділу інформатизації ДПР щодо кількості виданих Квитків після отримання Квитків з Відділу закупівель товарів, робіт та послуг і матеріально-технічного постачання. Зведений звіт подавати щорічно станом на 15 грудня поточного року.
6. Покласти на деканів факультетів/директорів інститутів відповідальність за достовірність внесених персональних даних до Квитків та своєчасність їх видачі.
7. Відділу інформатизації ДПР:
- Забезпечити відправку електронного пакету замовлення на виготовлення студентських квитків на підприємство-виробник згідно затверджених Порядків (Додаток 1, Додаток 2, Додаток 3, Додаток 4);
- інформувати студентів щодо порядку отримання та правил користування студентськими квитками шляхом висвітлення інформації на сайті ДПР та на веб-сайтах кафедр;
- забезпечити своєчасне внесення даних по студентських квитках до ЄДЕБО, крім студентських квитків замовлених Центром Міжнародної освіти;
- проводити роз'яснювальну роботу та надавати методичну допомогу з питань супроводження замовлення та виготовлення Квитків, виключно з Відповідальними.
8. Голові тендерного комітету Панову Є.М. забезпечити щорічно:
-у терміни, що дозволяють укласти договір закупівлі студентських квитків
державного зразка на початку року, забезпечити проведення процедури закупівлі
студентських квитків та укладання договору закупівлі.
9. Начальнику ДЕФ/головному бухгалтеру Субботіній Л.Г. доводити до відома деканів/директорів вартість виготовлення студентських квитків щорічно після
укладення договору закупівлі студентських квитків, але не пізніше 1 лютого поточного року.
10. Проректору з адміністративно-господарської роботи Ковальову П.В. щорічно у термін до 15 лютого поточного року призначити матеріально-відповідального працівника Відділу закупівель товарів, робіт та послуг і матеріально-технічного постачання відповідального за оформлення документів на оплату та одержання нарочно Квитків.
11. Методисту ДПР, що супроводжує та надає методичну допомогу Відповідальним в процесі оформлення студентських квитків (далі - працівник ДПР), щорічно до 20 грудня поточного року подавати звіт керівнику ДПР про кількість виданих Квитків.
12. Директору Центру міжнародної освіти (Ковалю В.О.):
- затвердити перелік працівників, відповідальних за замовлення, видачу та облік Квитків;
- здійснювати оформлення та замовлення Квитків відповідно до Порядку замовлення, видачі та обліку студентських квитків затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 25 жовтня 2013 року № 1474;
- забезпечити обов'язкову видачу Квитка протягом місяця з моменту отримання Квитків у Відділі закупівель товарів, робіт та послуг і матеріально-технічного постачання ;
- подавати звіт до Відділу інформатизації ДПР щодо кількості виданих Квитків щорічно станом на 15 грудня.
13.Визнати таким, що втратив чинність наказ № 1-242 від 28 жовтня 2015 року «Про удосконалення організації роботи з видачі студентських квитків». 14.Контроль за виконанням наказу покласти на проректора Новікова О.М.

В.о. ректора Ю.І.Якименко

Додаток № 1 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка для студентів, що були зараховані на навчання

1. Після отримання наказу про зарахування студентів, Відповідальний отримує у Відділі Інформатизації ДПР файл XML з інформацію про зарахованих студентів. Імпортує файл XML в програму Education, та протягом трьох робочих днів, створює електронний пакет замовлення та друкує два примірника підтвердження на виготовлення студентських квитків, які візує Відповідальний та заступник декана/директора.
2. Відповідальний завіряє бланк-підтвердження замовлення на виготовлення студентського квитка:
- у Відділі інформатизації ДПР (кімната 301 корпусу 1);
- у проректора з науково-педагогічної роботи (перспективний розвиток);
- гербовою печаткою у загальному відділі університету.
3. Відділ інформатизації ДПР відправляє протягом одного робочого дня, електронний пакет замовлення на підприємство-виробник електронною поштою.
4. Відповідальний передає нарочно завірену належним чином заявку на підприємство-виробник.
В.о. ректора Ю.І. Якименко

Додаток № 2 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка для студентів, які втратили Квиток

1. Студент подає заяву на одержання студентського квитка, яку візує декан факультету/директор інституту.
2. Студент отримує в бухгалтерії університету (кім.210-2, корпус 1) (для студентів іноземних громадян у бухгалтерії ЦМО) квитанцію на оплату, за заявою та доданими документами (оголошення з газети або довідку з МВС) та сплачує вартість студентського квитка в продовж трьох робочих днів.
3. Відповідальний працівник деканату факультету/інституту (далі Відповідальний) реєструє заяву в книзі реєстрації заяв студентів КПІ Ім. Ігоря Сікорського на видачу студентських квитків. Відомості про видачу дублікатів заносяться із зазначенням слова «Дублікат».
4. Після отримання заяви та пакету документів до неї (Додаток 6) Відповідальний отримує в Відділі інформатизації ДПР файл XML з Інформацію про студента. Імпортує файл XML в програму Education, створює електронний пакет замовлення та друкує два примірника підтвердження на виготовлення студентських квитків, які візує Відповідальний та заступник декана/директора.
5. Відповідальний завіряє бланк-підтвердження замовлення на виготовлення студентського квитка:
- у працівника Відділу інформатизації ДПР (кімната 301 корпусу 1);
- у проректора з науково-педагогічної роботи (перспективний розвиток);
- гербовою печаткою у загальному відділі університету.
6. Відділ інформатизації ДПР відправляє електронний пакет в підприємство-виробник електронною поштою.
7. Відповідальний передає марочно завірену належним чином заявку в підприємство-виробник.
В.о. ректора Ю.І. Якименко

Додаток № 3 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Порядок роботи над створенням та замовленням студентського квитка для студентів, які поновлюються (переводяться) на навчання до КПІ ім. Ігоря Сікорського

1. Студент подає заяву на одержання студентського квитка, яку візує декан факультету/директор інституту.
2. Студент отримує в бухгалтерії університету (кім.210-2, корпус 1) (для студентів іноземних громадян у бухгалтерії ЦМО) квитанцію на оплату, за заявою та доданими документами (оголошення з газети) та сплачує вартість студентського квитка в продовж трьох робочих днів.
3. Відповідальний працівник деканату факультету/інституту (далі Відповідальний) реєструє заяву в книзі реєстрації заяв студентів КПІ ім. Ігоря Сікорського на видачу студентських квитків.
4. Після отримання заяви та пакету документів до неї (Додаток 7) Відповідальний отримує в Відділі інформатизації ДПР файл XML з інформацію про студента. Імпортує файл XML в програму Education, створює електронний пакет замовлення та друкує два примірника підтвердження на виготовлення студентських квитків, які візує Відповідальний та заступник декана/директора.
5. Відповідальний завіряє бланк-підтвердження замовлення на виготовлення студентського квитка:
- у Відділі інформатизації ДПР (кімната 301 корпусу 1);
- у проректора з науково-педагогічної роботи (перспективний розвиток);
- гербовою печаткою у загальному відділі університету.
6. Відділ інформатизації ДПР відправляє електронний пакет в підприємство-виробник електронною поштою.
7. Відповідальний передає нарочно завірену належним чином заявку в підприємство-виробник.
В.о. ректора Ю.І. Якименко

Додаток № 4 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Порядок отримання та оплати готового студентського квитка

1. Матеріально-відповідальний працівник (далі - Працівник) Відділу закупівель товарів, робіт та послуг і матеріально-технічного постачання департаменту адміністративно-господарської роботи отримує факсом від підприємство-виробника копію рахунку на виготовлення студентських квитків, оформлює заявку-дозвіл на проведення оплати та отримує довіреність в бухгалтерії університету.
2. За довіреністю Працівник одержує нарочно у підприємстві-виробнику готовий пакет документів на оплату та студентські квитки.
3. Працівник передає Відповідальному по факультету/інституту студентські квитки по акту прийому-передач протягом одного робочого дня.
4. Відповідальний по факультету/інституту видає студенту протягом одного робочого дня (за умови присутності студента на заняттях) Квиток після проставляння дати видачі і підпису студента за отримання в відомості видачі студентських квитків.
5. Працівник готує документи на оплату студентських квитків та подає їх в бухгалтерію КПІ ім. Ігоря Сікорського.
6. Бухгалтерія КПІ ім. Ігоря Сікорського оплачує вартість студентських квитків за рахунок відповідних коштів.
7. Працівник через загальний відділ університету поштою направляє 1 примірник акту виконаних робіт в підприємство-виробник.
В.о. ректора Ю.І. Якименко

Додаток № 6 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Заява на отримання дублікату студентського квитка для студентів, які втратили Квиток

Декану факультету/інституту_______
____________________ПІБ
Студента факультету/інституту______.
______курс, гр.._____,
___________________ПІБ (повністю)
Заява
Прошу Вас видати мені дублікат студентського квитка у зв'язку з втратою оригіналу. Зобов'язуюсь сплатити його вартість.
До заяви додаю: оголошення з газети (або довідку з МВС), квитанцію про оплату витрат на виготовлення дублікату, згода на обробку персональних даних (при потребі).
Контактна інформація:
Телефон:
e-mail:
« » 20___p. Підпис

Додаток № 7 до наказу 1-325 від 04.10.2017
Заява на отримання студентського квитка для студентів, які поновляються (переводяться) до КПІ ім. Ігоря Сікорського

Декану факультету/інституту_______
___________________ПІБ
Студента факультету/інституту_______.
_______курс, гр.._____,
__________________ПІБ (повністю)
Заява
Прошу Вас видати мені студентський квиток в зв'язку з поновленням (переведенням) до КПІ ім. Ігоря Сікорського. Зобов'язуюсь сплатити його вартість.
До заяви додаю: квитанцію про оплату витрат на виготовлення студентського квитка, згода на обробку персональних даних (при потребі), фотокартку розміром 3x4 см (при потребі).
Контактна інформація:
Телефон:
e-mail:
«___»_____________20___p. Підпис