| Завантажити оригінали документів | Розмір |
|---|---|
 2021_HY-38.pdf | 449.64 КБ |
З метою оптимізації діловодства та запровадженням електронного документообігу КПІ ім. Ігоря Сікорського
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Регламент роботи з укладання та реєстрації договорів в КПІ ім. Ігоря Сікорського (Додаток 1).
2. Затвердити Перелік Договорів, що не потребують проходження через систему електронного документообігу "Мегаполіс" (далі - Мегаполіс), опрацювання юридичним відділом та реєстрацію у загальному відділі (Додаток 2).
3. Керівникам структурних підрозділів забезпечити проведення роботи з укладання договорів через Мегаполіс, крім договорів, зазначених у додатку 2.
4. Начальнику юридичного відділу Пряміцину В.Ю. забезпечити супроводження укладання договорів з моменту обговорення умов договорів до моменту погодження в Мегаполісі.
5. Начальнику загального відділу Гольцовій І.Б. забезпечити:
5.1. Організаційне та методичне супроводження роботи Мегаполісу.
5.2. Збереження оригіналів договорів відповідно до номенклатури справ
Університету.
5.3. Надання доступу до електронних копій документів через Мегаполіс уповноваженим особам.
6. Визнати такими, що втратили чинність наказ № 7/42 від 19.03.2020 "Про затвердження регламенту роботи з укладання та реєстрації договорів" та наказ № 7/200 від 01.08.2019 "Про внесення змін до наказу № 7/42 від 19.03.2020 "Про затвердження регламенту роботи з укладання та реєстрації договорів".
7. Контроль за виконання наказу покласти на першого проректора Якименка Ю.І.
Ректор Михайло ЗГУРОВСЬКИЙ
РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ З УКЛАДАННЯ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ДОГОВОРІВ
В КПІ ЇМ. ІГОРЯ СІКОРСЬКОГО
1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Регламент роботи з укладання та реєстрації договорів в КПІ ім. Ігоря Сікорського (далі - Регламент) розроблений відповідно до вимог Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших нормативно-правових актів України, Статуту та нормативної бази Національного технічного університету України «Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського» та встановлює порядок підготовки договорів, їх погодження, укладання та реєстрації в КПІ ім. Ігоря Сікорського (далі - Університет).
1.2 Регламент застосовується до оформлення договорів (контрактів, меморандумів, угод, в тому числі міжнародних угод), однією зі сторін яких є Університет.
2 ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ ДОГОВОРУ
2.1 Проект договору готується структурним підрозділом Університету, який ініціює його укладення (далі - ініціюючий підрозділ). Роботу по оформленню договору здійснює призначений керівником ініціюючого підрозділу працівник (далі - ініціатор), який несе відповідальність за підготовку проекту договору з урахуванням інтересів Університету, своєчасну подачу проекту договору на опрацювання та погодження через Мегаполіс, перевірку відомостей та благонадійності контрагента, належне оформлення договору (наявність додатків, в подальшому: підписів, печаток тощо).
2.2 Участь юридичного відділу в підготовці проекту договору включає:
2.2.1 формування істотних умов договору та обговорення їх з ініціатором та контрагентами (за необхідності) за договором;
2.2.2 оформлення договору відповідно до вимог чинного законодавства.
2.3 Робота з підготовки проекту договору з спеціалістом юридичного відділу здійснюється ініціатором шляхом надсилання на адресу юридичного відділу електронної форми проекту договору з супроводжувальним листом, в якому ініціатор зазначає зауваження та пропозиції щодо умов наданого проекту договору, підстави, мету укладання, відомості про контрагента тощо.
2.4 Проект договору надсилається ініціатором спеціалісту юридичного відділу з внесеними до нього поштовими та платіжними реквізитами Університету та контрагента (повне найменування, код ЄДРГІОУ, податковий статус, адреса реєстрації та місцезнаходження, засоби зв'язку, платіжні реквізити тощо), та особи,
яка підписує договір від його імені (ПІБ особи - представника, зазначення реквізитів документу, на підставі якого діє представник).
2.5 Разом з проектом договору до юридичного відділу надсилаються всі додатки, на які є посилання в проекті договору (технічні вимоги, специфікації, відомості матеріалів та обладнання, календарний план, калькуляція кошторисної вартості, протокол погодження ціни договору та порядку розрахунків, протоколи тощо), а також довіреність, доручення тощо підписанта контрагента, у випадку, якщо підписантом не є керівник.
2.6 Спеціаліст юридичного відділу здійснює попередній аналіз підготовленого самостійно або наданого ініціатором проекту договору щодо відповідності його положень вимогам чинного законодавства, локальним нормативним актам Університету та захисту інтересів Університету, та співпрацює з ініціатором на цьому етапі підготовки проекту договору, в тому числі, шляхом внесення необхідних змін та доповнень до електронного варіанту проекту договору.
3 ПОГОДЖЕННЯ ТА ВІЗУВАННЯ ДОГОВОРУ
3.1 Після опрацювання проекту договору ініціатор завантажує його в Мегаполіс для візування та попереднього підписання.
3.2 Погодження проекту договору керівниками структурних підрозділів та іншими уповноваженими особами Університету здійснюється шляхом візування в Мсганолісі, які прирівнюються до власноручного візування документів. Загальний порядок погодження (візування) договорів включає в себе погодження у керівника ініціюючого підрозділу, проректора, в підпорядкуванні якого знаходиться ініціюючий підрозділ, департаменті економіки та фінансів та юридичному управлінні та здійснюється з урахуванням особливостей погодження окремих видів договорів.
3.3 Підписання договорів, які не погоджені у визначеній цим Порядком процедурі, не допускається.
3.4 Особливості погодження окремих видів договорів:
- питання щодо міжнародної діяльності погоджуються проректором з міжнародних зв'язків;
- питання щодо науки погоджує проректор з наукової роботи;
- питання щодо інтелектуальної власності погоджує директор департаменту інновацій та трансферу технологій;
- за наявності фінансової складової у договорі - погодження головного бухгалтера/бухгалтера;
- погодження договорів про партнерство та співробітництво - начальник відділу сприянню працевлаштуванню та професійного розвитку.
4 ПІДПИСАННЯ ТА РЕЄСТРАЦІЯ ДОГОВОРУ
4.1 Договори від імені Університету мають право підписувати ректор та інші особи на підставі відповідного доручення та в межах наданих повноважень.
4.2 Після того, як документ буде погоджено та попередньо підписано, надано реєстраційний номер (електронне затвердження) у Мегаполісі - оригінал договору (меморандуму, угоди) разом з роздрукованим листом узгодження з Мегаполісу передається до загального відділу на отримання оригінального підпису ректора/проректора за напрямом.
4.3 Оригінал договору з підписами і печатками (за наявності) з обох сторін здаються до загального відділу на збереження та завантаження у Мсгаполіс. Зберігання здійснюється відповідно до номенклатури справ Університету. Доступ до електронної копії документу надається уповноваженим особам після надання оригіналу договору до загального відділу.
5 ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
5.1 Відповідальність за підготовку проекту договору з урахуванням інтересів Університету та за своєчасне завантаження у Мегаполіс, належне оформлення договору (наявність додатків, підписів тощо) покладається на ініціатора.
5.2 Керівник ініціюючого підрозділу несе відповідальність за:
- доцільність укладення договору з урахуванням інтересів Університету;
- наявність інформації та належне оформлення всіх додатків до договору;
- реальність строків виконання договору;
- відповідність ціни договору дійсній вартості товарів, послуг чи робіт.